你已經是個成熟的辦公軟件,該學會自己做 PPT 瞭

摘要

移動辦公已經被證明是市場趨勢瞭,下一步是什麼?

打開搜索引擎輸入「怎麼用」、「如何用」幾個字,前幾個問題一定與辦公軟件有關:怎麼用 excel 做回歸分析、如何用 PPT 做海報...... 辦公軟件隻是提供瞭一個功能豐富的工具,然而對用戶來說,怎麼使用它們卻是個大難題。

當然網上提供瞭很多 Office 辦公軟件的教程,詳細地教你使用每一個功能。但是,這真的是未來辦公的方向嗎?金山並不這麼想:「WPS 已經 30 歲瞭,該學會自己做 PPT 瞭。」

在 PC 時代,WPS 和微軟占據著很多用戶的桌面。而移動版讓 WPS 真正回到市場中心,智能手機普及,金山 WPS 及時順應潮流,移動版 WPS 在中國達到瞭 90% 以上的占有率。可以說,能把握未來是 WPS 翻身的一個重要因素。

移動辦公已經被證明是市場趨勢瞭,那麼辦公軟件的下一步是什麼?金山 WPS 的答案是雲和 AI。


大部分文檔都不是寫給自己看的

先來說說雲文檔。現在主打輕辦公的在線文檔很流行,石墨文檔背後有今日頭條的投資,騰訊自己也推出瞭騰訊文檔。雲筆記領域有印象筆記、有道雲筆記。在大眾看來,雲文檔的概念好像是近幾年才流行的。實際上,WPS 早在十年前就開始做雲服務瞭。

金山 WPS 最早做雲文檔是為瞭同步。隻要擁有 WPS 的賬號,在任何一個設備上都能隨時看到和編輯文檔。不需要 U 盤拷文件,不需要在幾臺電腦間傳輸,這樣的「雲辦公」才是成立的。而放到現在,雲服務有瞭更多的用處。比如需要多人協作的文檔,隻有打通所有端口才能更加順暢。在手機上,就算沒有安裝 WPS,也能通過微信小程序來編輯。

據金山 WPS COO 章慶元介紹,小程序已經是 WPS 發展的一個重點。原因在於,大部分文檔都不是寫給自己看的,要發給別人,所以用小程序來分享、編輯是很方便的選擇。WPS 的小程序還有一個有意思的功能,就是可以直接對文檔進行語音批註,這也是順應移動辦公的一個小功能。

             

把文檔放在雲上更安全

有瞭雲還有一個好處,就是文檔更安全瞭。WPS 文檔有一個賬號加密的功能,隻有輸入密碼才能打開文件。想分享給其他人,可以授予權限。加密功能需要聯網才能使用,本地文件如果不聯網也無法打開,這就保證瞭不會把重要的文件流落在外。

當然,這個安全性對自己也是一樣的。WPS 還有一個功能叫文檔漫遊,可以自動備份你收到的文件。不管是忘帶電腦回傢,還是電腦丟失,隻要登錄賬號文件就都能找回來。

雲文檔的作用更多是在文件流轉方面。而要解決使用復雜的問題,就要借助 AI 瞭。


用戶隻要寫內容,其他讓 AI 來完成

很多人在使用 Office 軟件時都有一個感覺,就是它的功能太多瞭。我們想要的功能它幾乎都有,但問題在於功能太復雜,不知道怎麼用。用章慶元舉的一個比喻來說,就是傳統的 Office 軟件提供的是一張白紙,然後給你一支筆來畫畫,這個難度太高瞭。而 WPS 的思路不一樣,他們希望用戶隻關註自己想表達的東西,剩下的過程讓工具幫你完成。這也是 WPS 在 AI 應用上面的思路。

人工智能可以幫用戶的第一件事是美化,主要是在 PPT 上。WPS 的稻殼兒中有幾十萬個模板,AI 先去學習這些模板的設計,然後就擁有自動推薦模板的能力。未來,可以在恰當時機為用戶推薦一些模板,輔助用戶內容創作。

所以在 WPS 中做 PPT 是這樣的:用戶隻需要寫大綱,把每頁要講的話打出來,然後 AI 提供排版方案,放一張圖,系統來幫你調整尺寸。章慶元還介紹瞭一個未來期待的功能,在一些非正式的會議上,可以用便簽寫幾句提綱,然後直接生成一個簡單的 PPT,像是通過搖一搖等等可以快速形成的方式。

第二個方面是做校對,這個比較基礎。現在的微軟 Office 能做到英文的校對,但中文的語言環境要更復雜。WPS 正在這個方向上努力,遇到錯別字、用詞不當的情況,系統會自動發出提醒。

第三方面,AI 還想幫助你來寫作。未來智能輔助寫作主要是針對一些有范文參考的場景,AI 識別到正在寫的內容,會自動推薦相關的素材。你可以用素材快速構建文章,比如喜歡用排比句、成語,系統會幫你聯想推薦。

WPS 認為的未來辦公,是去除掉段落縮進、首字下沉、網格對齊這些功能,讓 AI 通過深度學習來解決。之後再寫畢業論文,就再也不需要考慮一級標題、二級標題這些問題。

在線文檔、移動辦公,這些都是隨著時代發展衍生出的新需求。辦公軟件上復雜的功能已經給工作平添瞭很多麻煩,所以才會不斷有新的產品出來挑戰它。不過市場需求在變,這些看起來「古老」的辦公產品也在變。也許是時候,我們都來嘗試一下新的辦公方式。

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